“Per quanto riguarda lo storage, per esempio, si potrebbe sempre desiderare il miglior piano di assistenza per sostituire qualsiasi componente guasto entro poche ore o meno”, precisa Pratt. “Ma se si considera l’infrastruttura di rete meno critica o l’elaborazione, dove c’è una ridondanza adeguata, un leader può optare per un piano di assistenza più conservativo che costa meno”.
4. Considerare i contratti a consumo
Uno dei modi migliori per allineare i costi IT ai risultati che generano valore è la tariffazione a consumo, anche se può sembrare un’opzione più costosa.
“I contratti a consumo si auto-ottimizzano”, spiega Buchanan di Gartner. “I costi variabili possono essere un po’ più alti per unità rispetto ai costi fissi, ma costano meno, in totale, se l’azienda ha bisogno di farne un uso inferiore”.
5. Ripensare le decisioni di sourcing
Vale sempre la pena di rivedere gli accordi con gli outsourcer e con gli altri vendor di servizi di terze parti, che spesso rappresentano alcune tra le spese più elevate dell’IT.
“Gli appaltatori e i fornitori dovrebbero essere trattati come l’assicurazione dell’auto”, afferma Pratt. “Quando è il momento del rinnovo, assicuratevi di controllare e di fare acquisti”.
Per quanto riguarda, in particolare, il lavoro contingente, i CIO spesso pagano tariffe superiori al mercato o si impegnano con una categoria di appaltatori più costosa del necessario, rivela Tanowitz di West Monroe, la cui analisi ha rivelato la possibilità di risparmiare tra il 6% e il 30%.
Diversi metodi possono aiutare i responsabili IT a individuare le perdite di valore negli accordi sui servizi IT. Allen di EY Americas suggerisce di effettuare vendor tail spend analysis per identificare una loro eventuale inutile proliferazione; vendor spend Pareto analysis per identificare le opportunità di consolidamento dei fornitori; il benchmarking, per riallineare i prezzi alle condizioni di mercato; e le market skill set analysis, per comprendere quali competenze potrebbero essere acquistate a prezzi inferiori. Allen ha visto i responsabili IT ridurre tra il 15% e il 30% la spesa per i servizi IT utilizzando queste tecniche.
I leader tecnologici potrebbero anche scoprire che alcune attività possono essere affidate in outsourcing in modo più economico. Jonas Hansson, CIO di Axis Communications, è un sostenitore del sourcing interno. “L’outsourcing è sempre molto più costoso e meno flessibile, a meno che non si riesca a prevedere il futuro e non si sia un ottimo fornitore”, evidenzia. “Il modo migliore per ridurre i costi a lungo termine è coltivare le competenze e l’esperienza all’interno dell’azienda”.
6. Implementare un sourcing agile
Anche il processo di sourcing e di decisione sugli acquisti può finire per costare alle organizzazioni IT più di quanto si aspettino. Alcuni leader tech all’avanguardia stanno adottando un approccio agile al sourcing, suddividendo il processo in parti più brevi e iterative per ridurre gli sforamenti dei costi, i ritardi e i risultati non allineati.
Inoltre, secondo Mittal di Everest Group, coinvolgere prima gli stakeholder del settore finanziario e degli acquisti può contribuire a snellire il processo decisionale. “È utile anche per lo scambio di idee, in modo da rendere rendere più efficiente il processo di selezione della tecnologia in termini di negoziazioni, best practice di mercato e attività di altre funzioni dell’organizzazione”, aggiunge.
7. Eliminare la “spazzatura tecnologica”
Secondo Buchanan di Gartner, è il momento per i CIO di saldare i debiti tecnologici per ridurre i costi e investire in nuovi modi per generare valore.
“Il supporto esteso è un modo costoso per pagare un livello inferiore di servizio e sicurezza”, aggiunge, “Le aziende possono spendere meno in modo sicuro solo se riducono la loro base di costi ristrutturandola. Ciò significa buttare via la spazzatura, depotenziare le tecnologie che hanno superato la data di scadenza e sostituirle prima che non siano più sicure, protette e adatte allo scopo”.
I CIO possono essere riluttanti a rivedere le decisioni di spesa prese decenni fa e i dirigenti aziendali spesso rifiutano perché non c’è un ROI facile da raggiungere. Secondo Buchanan, un modo per affrontare la questione è mettere “un numero spaventoso” sul debito tecnologico e portarlo al consiglio di amministrazione.
8. Controllare tutti i contratti
Le organizzazioni IT pagano quasi sempre più di quanto l’azienda abbia effettivamente bisogno di hardware, software e networking. “Controlli periodici sulle spese tecnologiche possono portare alla luce costi nascosti di cui potreste non essere a conoscenza, dalle licenze software inutilizzate ai servizi ridondanti. Queste ‘piccole’ spese possono diventare una somma significativa”, afferma Vineet Arora, CTO della società di servizi IT WinWire.
Le spese per le infrastrutture di rete sono una delle aree più comuni di sovraspesa, poiché le aziende continuano a pagare per network non più utilizzati, precisa Tanowitz di West Monroe.
Altri elementi da tenere in considerazione sono gli errori di fatturazione, l’eccesso di licenze e le variazioni di capacità. “Spesso, i costi IT diventano quasi una spesa di routine e, con il tempo, i controlli diminuiscono”, osserva Joe McMorris, CIO e CISO di Planview. “I responsabili tecnologici devono avere una mentalità aperta e dare uno sguardo nuovo a tutte le aree dell’azienda”.
9. Razionalizzare le applicazioni
Quando si tratta di software, non sono solo le licenze o le postazioni a dover essere razionalizzate, ma anche le applicazioni stesse. Secondo un’indagine di Freshworks condotta tra i professionisti IT [in inglese], nell’ultimo anno, le aziende hanno registrato un aumento del 71% del numero di applicazioni utilizzate. “I team IT non possono continuare a lungo senza, tagliare continuamente ciò che non è in grado di garantire l’efficienza”, precisa Prasad Ramakrishnan, CIO di Freshworks.
“I CIO devono rivedere, sistematicamente, il loro stack tecnologico con l’aiuto di chi lavora in prima linea”, aggiunge Erik Bailey, CIO di Anaqua, azienda produttrice di software per la gestione della proprietà intellettuale, che valuta regolarmente la dotazione software dell’azienda, esaminando le integrazioni, la sicurezza e l’utilizzo. “Una delle principali misure di riduzione dei costi che stiamo adottando è la valutazione e il consolidamento dei fornitori. Puntiamo a standardizzarci su un insieme più ristretto di strumenti per raggiungere la neutralità dei costi e migliorare notevolmente l’efficienza operativa, la produttività e il carico di lavoro dei dipendenti”.
10. Ottenere più valore dalla tecnologia esistente
“Cerco sempre il massimo del valore dalle spese che dobbiamo sostenere”, racconta Upchurch, aggiungendo che SAS ha investito in sistemi aziendali cruciali, e che il suo obiettivo è quello di evitare l’acquisto di soluzioni sovrapposte o concorrente per mantenere un portafoglio tecnologico efficiente. “Ciò significa far sì che i clienti interni giustifichino il motivo per cui la spesa IT esistente per tali sistemi non soddisfa le loro esigenze aziendali”, sottolinea.
È importante anche informare costantemente i dipendenti sugli strumenti a loro disposizione e offrire formazione sull’intera gamma delle loro funzionalità, tiene a preceisare Anthony Walsh, senior director of global IT services di Onestream Software. “La maggior parte degli utenti conosce solo una frazione della tecnologia a loro disposizione e potrebbe erroneamente pensare di aver bisogno di accesso o di budget per un nuovo strumento, quando invece dispone già di tali capacità”.
11. Automatizzare l’IT
Le opportunità di automatizzare gli aspetti del carico di lavoro dell’IT sono più numerose che mai.
“L’analisi dei modi per implementare l’automazione dei processi tecnologici può portare a una riduzione dei costi di manodopera e a una maggiore efficienza”, osserva Schrader di Protiviti. Le attività comunemente automatizzate includono il monitoraggio del sistema, la gestione delle patch e i backup.
Mantenere la prospettiva della riduzione dei costi
A prescindere da quali siano le misure adottate dai responsabili IT per riesaminare i costi, la cosa importante è che venga mantenuta una prospettiva a lungo termine.
Prendere decisioni a breve termine può mettere a rischio l’azienda con un debito tecnico che potrebbe essere più costoso e laborioso da superare”, spiega Pratt di 11:11. “Un buon leader troverà le misure necessarie per ridurre i costi, ma non potrà fare a meno di fare un passo indietro. “Un buon leader troverà il necessario equilibrio tra l’essere prudente e posizionare correttamente l’organizzazione IT per crescere e migliorare il business”.
I leader tech più intelligenti capiranno anche che l’ottimizzazione del budget per l’Information Technology, pur continuando a supportare e a consentire la crescita aziendale guidata dalla tecnologia, richiede qualcosa di più della semplice prudenza fiscale. Secondo Mittal di Everest Group, l’IT non può permettersi di essere considerata un centro di costo. Per questo motivo, i leader tecnologici devono continuamente far valere le ragioni di business della tecnologia.
Come conclude Buchanan di Gartner, “la difficoltà non è nella gestione dei costi, ma nel trarre valore da essi”.
