비즈플레이 심우진 본부장 ⓒ ITWorld
복잡하고 낡은 출장 문화를 현대화하는 올인원 플랫폼
지난 몇 년 동안 많은 기업이 디지털 트랜스포메이션을 추진해 왔지만, 출장 관리 시스템은 복잡한 절차와 오래된 규정으로 인해 여전히 사각지대로 남아 있는 경우가 많았다.
출장은 그 목적에 따라 여러 종류로 나뉜다. 예를 들어 영업을 위한 고객 미팅, 기술 지원 및 설비 점검, 교육 세미나와 워크숍, 현장 조사, 학술 회의, 지사 방문, 감사 업무 등으로 구분할 수 있다. 다양한 출장 목적에 따라 각기 다른 비용 관리 규정이 적용되며, 출장의 기간, 지역, 국가, 빈도, 출장자의 직급 등에 따라 숙박비와 교통비 규정도 달라질 수 있다.
또한 출장 신청, 예약, 결제, 비용 증빙 제출, 정산 검토, 시스템 입력, 증빙 보관, 지급까지의 출장 경비 처리 과정은 그동안 개별적으로 이루어져 왔다. 포레스터 컨설팅의 조사에 따르면, 출장자는 출장 준비 및 정산 업무를 처리하는 데 건당 평균 13.6시간을 소비한다. 출장 관리의 디지털 트랜스포메이션이 완전히 이뤄지지 않으면 출장자뿐만 아니라 모든 출장자의 정산서를 확인하고 대금을 지급하는 관리자에게도 상당한 부담이 된다. 이는 단순한 시간 낭비를 넘어 기업에 비용 부담으로 이어진다.
