Ryan Haunfelder, director of data and analytics, HGA
HGA
“Nuestro objetivo era crear una plataforma que fuera prácticamente equivalente a la anterior, con una mejor experiencia de usuario, pero sin cambiar realmente la forma de trabajar de las personas”, afirma. “La actualización salió tan bien como se esperaba, pero no es como si hubiéramos completado una transformación digital”.
Para aprovechar al máximo los beneficios de una transformación digital, es necesario contar con estándares de datos y procesos de calidad de datos, afirma. “Es necesario contar con una gobernanza de datos para saber que los datos de su ERP pueden proporcionar información y análisis profundos para su organización”.
Como era nueva en la industria cuando se unió a HGA y con el trabajo de actualización ya iniciado, “no estaba en posición de decir: ‘Hola a todos, deténganse; vamos a repensar todo esto, lo que, por cierto, llevará dos años y luego hablaremos sobre Vantagepoint’”, dice Stanton.
Dicho esto, se siente bien con el trabajo que realizó TI porque lograron involucrar a las partes interesadas comerciales adecuadas y ahora están más familiarizados con los datos.
Consejos para realizar actualizaciones de ERP correctamente
Shannon, de Allegis, dice que los líderes de TI no solo necesitan tener una comprensión sólida de los requisitos comerciales, sino también comprender los trabajos de los usuarios comerciales.
“Es muy fácil sentarse y decir: ‘Está bien, ve a la pantalla de ingreso de pedidos y completa esto’. Parece sencillo, pero tú no eres quien hace ese trabajo, lo son ellos”, afirma.
El departamento de TI también debe comprender las complejidades a las que se enfrentan las unidades de negocio y qué les ayudará a ser más eficientes, especialmente en lo que respecta a satisfacer los requisitos de los clientes. “No hay forma de apreciar eso”, afirma Shannon. “La primera vez, probablemente dimos por sentado que entendíamos lo que necesitaban”.
Shannon armó un equipo más grande para la implementación de Prophet 21 de Allegis, reuniendo “a las personas adecuadas en todas las áreas funcionales del negocio” y enfatizando que tenían voz y voto en esta implementación.
“Cuando se empodera a las personas y se les da la misma voz en la mesa, se obtiene una mejor solución”, afirma Shannon. “Cuando se las involucra durante todo el proceso, la incorporación y la capacitación se vuelven mucho más fáciles”.
También aconseja comprender qué entiende un proveedor por “socio”. A veces, los proveedores solo quieren asociarse para cerrar un trato; en otros casos, quieren comprender su negocio y trabajar juntos para facilitarle el trabajo, dice Shannon.
Neumeier, de LeeSar, está de acuerdo y dice que su empresa pone énfasis en la colaboración con su socio de implementación y Oracle. “Todos buscamos lo mismo, que es una implementación sumamente exitosa”, afirma. “Para lograrlo, eliminen el lenguaje de ‘nosotros contra ellos’ y enfaticen con frecuencia las suposiciones de trabajo”.
“Ofrece indulgencia si se comete un error y corrige lo que se te haya escapado”, añade Neumeier.
Además, los CIO deberían plantear la modernización del ERP como una iniciativa empresarial, no como un proyecto de TI, afirma. “Modernizar nuestro ERP/WMS no puede ser algo que el departamento de TI haga por sí solo para la empresa, por lo que estamos involucrando a todos los departamentos de nuestra compañía en la implementación”.
El equipo también está aportando un poco de diversión al proyecto, añade Neumeier. “A medida que se incorporan nuevos miembros… los invitamos a añadir una canción a nuestra lista de reproducción de implementación” que motive, dé energía o ponga de buen humor a la persona, dice, “porque sabemos que nos encontraremos con obstáculos, nos frustraremos o sentiremos el estrés de una fecha límite inminente”.
A la hora de modernizar un sistema ERP, hay que hacerlo con los ojos bien abiertos, afirma Shannon de Allegis.
“Probablemente, lo más disruptivo que se puede hacer es cambiar el sistema ERP. Afecta a todos los aspectos del negocio, así que no es algo que se pueda tomar a la ligera”, afirma. “Mientras se está llevando a cabo el proceso (y a veces incluso después), se puede empezar a trabajar en la herramienta y dejar de trabajar en el negocio”.
